Webkonferenz

 
 
 

Webkonferenzen sind flexibel und effizient und gehören mittlerweile zum Alltag in vielen Unternehmen. Daher ist es sinnvoll sich über dieses Instrument zu informieren und folgende Punkte zu beachten.

Die Zahl der Teilnehmer sollte auf unter zehn Personen, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Des Weiteren ist beim Ansetzen von Webkonferenzen auf Zeitzonen und lokale Feiertage zuachten. Außerdem sollte eine Webkonferenz in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend und fallen vor Ort viel weniger auf als bei den via Web verbundenen Partnern. Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien — beispielsweise Bilder, Videos oder Texte — müssen vorher zusammengestellt werden.
 
Vor dem Start einer jeden Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Hard- und Software oder die müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz.
Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.
Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören. Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.
Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer „abdriften“.
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.
Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden: Möglichst wenig Text auf einer Folie, große und klare Schrifttypen, klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen, nummerierte Folien, kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken, keine komplexen Animationen und — ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven.
Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.
 
Quelle: Lösel, Sylvia, So klappt es mit der Web-Konferenz 12 Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings, IT-Business, http://www.it-business.de/news/management/unternehmensfuehrung/prozessoptimierung/articles/272065/, vom 14.07.2011