Informationen zur Betriebsprüfung

Wenn sich das Finanzamt zur einer Betriebsprüfung oder besser gesagt zu einer Außenprüfung anmeldet, dann läuten bei vielen Unternehmern die Alarmglocken. Doch man braucht keine Angst haben, wenn die Buchführung in Ordnung ist. Allerdings lohnt es sich, auf die Außenprüfung gut vorbereitet zu sein.

Die Außenprüfung ist in der Abgabenordnung ab § 193 geregelt. Dort heißt es:

  1. Eine Außenprüfung ist zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind.
  2. Bei anderen als in Absatz 1 bezeichneten Steuerpflichtigen ist eine Außenprüfung zulässig
    1. soweit sie die Verpflichtung dieser Steuerpflichtigen betrifft, für Rechnungen eines anderen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen oder
    2. wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist.

Wann muss man mit einer Betriebsprüfung rechnen?

  • wenn hohe Einlagen in das Betriebsvermögen bei niedrigem Privatvermögen getätigt werden
  • bei Verlusten über mehrere Jahre
  • das Einkommen nicht die normalen Lebenshaltungskosten decken
  • der Gewinn entspricht nicht den Branchendurchschnitt
  • starke Schwankungen bei den Umsätzen ohne erkennbaren Grund
  • Einlagen oder Entnahmen von Immobilien in oder aus dem Betriebsvermögen
  • Aufgabe des Betriebes oder Änderungen der Rechtsform
  • steuerliche Verpflichtungen werden nicht bzw. nicht pünktlich erfüllt
  • eine vorherige Außenprüfung führte zu erheblichen Steuernachzahlungen

Wer wird wie häufig geprüft?

Die Häufigkeit einer Außenprüfung richtet sich nach der Größe des Betriebes. Hier unterscheidet man wie folgt:

Kleinstbetriebe: Das sind Betriebe bei denen die Umsatzerlöse 145.000 Euro und der steuerliche Gewinn 30.000 Euro nicht überschreitet. Der durchschnittliche Abstand einer Außenprüfung soll bei Kleinstbetrieben 53 Jahre betragen.

Kleinbetriebe: Darunter zählt man Betriebe deren Umsatzerlöse 145.000 Euro oder deren steuerlicher Gewinn 30.000 Euro überschreitet. Hier soll der durchschnittliche Abstand der Außenprüfung 21 Jahre betragen.

Mittelbetriebe: Sind Handelsbetriebe deren Umsatzerlöse 760.000 Euro oder deren steuerlichen Gewinn 47.000 Euro überschreiten. Fertigungsbetriebe bei denen die Umsatzerlöse 430.000 Euro oder der steuerliche Gewinn 47.000 Euro überschreiten. Auch Freiberufler bei denen die Umsatzerlöse 700.000 Euro oder der steuerliche Gewinn 111.000 Euro überschreiten, sowie alle anderen Leistungsbetriebe deren Umsatzerlöse 630.000 Euro oder der steuerliche Gewinn 51.000 Euro übersteigen. Die Außenprüfung bei Mittelbetrieben soll in einem durchschnittlichen Abstand von 11 Jahren erfolgen.

Großbetriebe: Das sind Handelsbetriebe mit Umsatzerlösen von 6,25 Millionen Euro oder einem steuerlichen Gewinn von 244.000 Euro. Hierzu zählen auch Fertigungsbetriebe deren Umsatzerlöse 3,5 Millionen Euro oder der steuerliche Gewinn 215.000 Euro übersteigen. Sowie Freiberufler deren Umsatzerlöse 3,7 Millionen Euro oder der steuerliche Gewinn 485.000 Euro übersteigen. Die anderen Leistungsbetriebe mit bei denen die Umsatzerlöse 4,7 Millionen Euro oder der steuerliche Gewinn 265.000 Euro übersteigen zählen zu Großbetrieben. Großbetriebe werden lückenlos geprüft!

Die Prüfung kommt nicht ganz überraschend, auch die Prüfer stehen nicht ohne Anmeldung vor der Tür. Sie erhalten mindestens 14 Tage vor Prüfungsbeginn die Prüfungsanordnung.


Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung bestimmt den Umfang der Außenprüfung in schriftlicher Form mit Rechtsbehelfsbelehrung.

In der Prüfungsanordnung muss enthalten sein:

  1. für welchen Steuerpflichtigen die Außenprüfung angeordnet wird
  2. welche Form der Außenprüfung (Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Betriebsprüfung) durchgeführt werden soll
  3. welche Steuerarten geprüft werden
  4. welche Besteuerungszeiträume geprüft werden

Kann ein Prüfungstermin verschoben werden?

Ja, dieser sollte triftige Gründe haben. Die Verschiebung muss beantragt werden und kann nur in Ausnahmefällen genehmigt werden. Gründe für eine Verschiebung wären z.B.:

  • der Unternehmer, der Steuerberater oder eine andere Person, die zur Prüfung verfügbar sein müsste, ist erkrankt oder befindet sich im Urlaub
  • Steuerberaterwechsel, dieser muss sich erst in den Fall einarbeiten
  • Betriebsstörungen machen eine Außenprüfung schwierig bis unmöglich

Die Prüfung

Die Prüfungsgrundsätze sind im § 199 Abgabenordnung geregelt, dort heißt es:

  1. Der Außenprüfer hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen.
  2. Der Steuerpflichtige ist während der Außenprüfung über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen zu unterrichten, wenn dadurch Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden.

Die wichtigste Voraussetzung ist die ordnungsgemäße Buchführung. Diese muss so erstellt sein, dass ein fremder Dritter jederzeit in der Lage ist, sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick zu verschaffen.

Die Betriebsprüfung findet grundsätzlich während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Die absolute Ausnahme soll eine Prüfung beim Steuerberater sein. Die Prüfer sind berechtigt, die Grundstücke und die Betriebsräume der Unternehmen zu betreten und zu besichtigen.

Seit dem Jahr 2002 ist es den Finanzbehörden auch gestattet, bei einer Außenprüfung die Buchführung des Steuerpflichtigen durch einen direkten Zugriff auf seine Datenverarbeitungssysteme zu prüfen.

Eine Prüfung kann schnell beendet sein, wenn die Buchführung große Mängel aufweist. Sollte dies der Fall sein, so hat der Prüfer das Recht die Buchführung zu verwerfen und den Gewinn zu schätzen. Dies bedeutet dann, dass der Unternehmer mit einer saftigen Nachzahlung rechnen muss.

Sollte der Prüfer mit der Buchführung einverstanden sein, werden einzelne Geschäftsvorfälle geprüft. Beliebte Themen sind Reise- und Bewirtungskosten, Bareinnahmen oder auch der Geschäftswagen.  


Abschlussgespräch

Einen Termin zur Schlussbesprechung, sowie die inhaltlichen Punkte der Außenprüfung, müssen Ihnen mindestens eine Woche vorher mitgeteilt werden, wobei dies auch mündlich möglich ist.

Die Schlussbesprechung dient dazu, eventuelle strittige Sachverhalte sowie die rechtlichen Beurteilungen der Prüfungsfeststellungen und die steuerliche Auswirkungen vor Abschluss des Prüfberichts zu diskutieren, so dass alle Beteiligten damit leben können. Sollten sich keine Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben, wird auf eine Schlussbesprechung verzichtet.


Prüfungsbericht

Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht. Im Prüfungsbericht sind die für die Besteuerung erheblichen Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht sowie die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen darzustellen.

Sollten sich aufgrund der Prüfung keine Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben, wird dies dem Steuerpflichtigen schriftlich mitgeteilt.

Bei Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergehen neue Steuerbescheide, gegen die Sie selbstverständlich Einspruch einlegen können. Wird tatsächlich ein Einspruch geführt, führt dieser garantiert zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung.